HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ- HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI

Trong quá trình lưu thông, vận chuyển hàng hóa trên đường, ngoài giấy chứng nhận xuất xứ nguồn gốc của hàng hóa như giấy xuất kho thì vẫn nhiều nơi Doanh nghiệp bắt buộc phải xuất trình hóa đơn giấy để chứng minh và chỉ được chuyển đổi 1 lần.
Vậy hóa đơn điện tử chuyển đổi, hóa đơn giấy là như thế nào? Hóa đơn nào là hợp lệ trong trường hợp trên? Bài viết dưới đây, CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN ITSUPRO sẽ cho các bạn câu trả lời chính xác nhất theo bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?

1.1 Định nghĩa

Hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật được gọi là hóa đơn chuyển đổi. Tùy vào mục đích sử dụng khi người lập hóa đơn mà có thể chuyển đổi từ dạng hóa đơn điện tử trên sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật.

1.2 Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần đáp ứng điều kiện gì?

  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
  • Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.

1.3 Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không? 

Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy thì không có giá trị pháp lý, mà chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ.

Cụ thể, theo khoản 3, Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định như sau: “Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”

1.4 Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không? 

Chính vì HĐĐT chuyển đổi không có giá trị về mặt pháp lý, nên các hóa đơn chuyển đổi không cần phải đóng dấu.

1.5 Cách phân biệt hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

  • Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
  • Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi.
  • Thời gian thực hiện chuyển đổi.

2. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định cụ thể tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo đó, HĐĐT có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy cho nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua gọi tắt là hóa đơn chuyển đổi với những yêu cầu sau:

2.1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2.2. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

  • a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
  • b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
  • c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

2.3. Giá trị pháp lý

HĐĐT chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ ĐT.

2.4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Bài viết trên đây đã giúp Doanh nghiệp phân biệt được 2 loại hóa đơn: HĐĐT chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy. Để việc sử dụng HĐĐT thuận tiện và dễ dàng nhất, Doanh nghiệp lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tại CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN ITSUPRO để được hỗ trợ tận tâm nhất

Trả lời

Close Menu
Hotline: 0984561515 - 0869825552 (kỹ thuật - 24/7)