Căn cứ thông tư 68/2019/TT-BTC bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020. Vậy hóa đơn điện tử có ưu điểm gì? Bài viết dưới đây, Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển ISUPRO sẽ chia sẻ để Quý độc giả rõ nhất.
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo định nghĩa tại điều 3, thông tư số 32/2011/TT-BTC thì: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”
Vậy nên, Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một hình thức thanh toán điện tử. Phương pháp lập HĐĐT được sử dụng bởi các đối tác kinh doanh, chẳng hạn như khách hàng và nhà cung cấp, để trình bày và kiểm tra các tài liệu giao dịch giữa nhau và đảm bảo các điều khoản của thỏa thuận thương mại của họ được đáp ứng.
Có thể hiểu đơn giản hơn, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn giống như hóa đơn tự in/đặt in (hóa đơn giấy) như chúng ta thường sử dụng. Nhưng nó được tạo, lập bằng website hoặc phần mềm xuất hóa đơn điện tử được “sản xuất” bởi các nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Và các nhà cung cấp này phải được Bộ Tài Chính cấp phép.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử trở nên rất đơn giản như sử dụng hóa đơn giấy thông thường.
Trên hóa đơn điện tử cũng có các mục như: Số thứ tự, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền,…giống như hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử sẽ được thao tác nhập liệu từ máy tính vào phần mềm hóa đơn điện tử thay cho việc viết tay như trước kia. Đối với hóa đơn giấy thì khi xuất hóa đơn cho khách hàng, hóa đơn phải hợp lệ có đủ dấu và chữ ký người có trách nhiệm. Còn khi ký hóa đơn điện tử, chúng ta chỉ cần cắm chữ ký số vào máy tính là có thể ký và phát hành hóa đơn điện tử.
Việc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng trở lên dễ dàng, đơn giản hơn. Chúng ta chỉ cần nhập email của khách hàng vào phần mềm lập hóa đơn điện tử, thì hóa đơn điện tử sẽ tự động gửi đến email của khách hàng sau khi ký điện tử.
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Hóa đơn điện tử sau khi đã xuất sẽ được lưu trên sever của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên, chỉ có duy nhất 1 file). Việc này sẽ làm giảm tải công việc lưu trữ cũng như hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp liên quan đến việc thất lạc hóa đơn gốc.
Ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử
- Tiết kiệm chi phí giấy, in ấn, chuyển phát, gọi điện, …
- Lưu trữ mãi mãi, bảo mật dữ liệu
- Giảm thiểu sai sót trong quá trình lập hóa đơn
- Có thể email trực tiếp cho khách hàng
- Hỗ trợ cập nhật lên phần mềm kết toán
- Chống hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp
- Trình bày đẹp, rõ ràng, không sợ nhàu, rách, trình bày sai
Doanh nghiệp được phép sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đến ngày 30/06/2022.
Các doanh nghiệp có cần lập tức chuyển sang sử dụng HĐĐT ?
Ngày 12/09/2018, Chính Phủ đã ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, trong đó những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 phải sử dụng HĐĐT theo hướng dẫn của Cơ quan thuế.
Các doanh nghiệp còn lại có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy bình thường cho đến ngày 31/10/2020. Sau ngày 01/11/2020, bắt buộc sử dụng HĐĐT, số hóa đơn giấy còn lại (nếu có) phải tiêu hủy hết theo quy định.
Chính vì vậy, các doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng HĐĐT càng sớm càng tốt. Hoặc có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy, tuy nhiên, doanh nghiệp phải chuyển đổi sang hình thức HĐĐT muộn nhất ngày 01/11/2020 để đi đúng lộ trình.
Nếu như Doanh nghiệp vẫn còn những khúc mắc về hóa đơn điện tử, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ :
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN ITSURO
VPĐD Hà Nội: Số 32 ngõ 168 Nguyễn Xiển – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
ĐT : 024 39 160 160
VPĐD Nghệ An:
Số 151 Đặng Thái Thân, – Phường Cửa Nam – Thành phố Vinh – Nghệ An.
ĐT : 024 39 160 160
VPĐD Quảng Nam:
Phạm Phú Thứ – Thị trấn Núi Thành – Huyện Núi Thành – Quảng Nam.
ĐT : 024 39 160 160
VPĐD TP HCM:
2/23/8 Đường số 30 – Phường 6 – Quận Gò Vấp – TP Hồ Chí Minh.
ĐT: 024 39 160 160
Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển ISUPRO tự hào là nhà cung cấp và triển khai thành công phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice cho nhiều doanh nghiệp tên tuổi trên thị trường Việt Nam như: Việt nam Airline, Tập đoàn Phú Thái, Ngân hàng Á Châu, Công ty Rohto Việt Nam…
